3个日常习惯 影响工作效率的主因

事实证明,通勤时间愈来愈长,影响上班族的睡眠和工作效率 。

要创造一个高效率、高产值的工作团队,是每一位企业主与主管们的理想。但令人惊讶的是,诸如通勤、开会、收发电子邮件等工作中的常见环节,却是消耗员工时间,降低工作效率的重要原因。

职场人士经常感慨自己的时间不够用,不管如何管理时间,总还是对自己的工作效率很不满意。事实上,上班族觉得时间不够用的一个原因是,他们工作时浪费了一大半的时间在没有效率的事情上。以下是这些罪魁祸首和一些简单的解决方案,可以让我们重新掌握这些无意间被浪费的时间。

1.不必要的通勤

根据美国普查局(U.S. Census Bureau)的数据,到了2018年为止,美国人平均通勤时间已超过54分钟,创下历史新高。这个情况不只出现在美国,在全世界的大城市中都越来越普遍。

日本NHK在2015年做的调查发现,日本人平均单程通勤时间为1小时19分钟,而东京都会区的平均通勤时间已高达1小时42分钟。英国西英格兰大学一项针对2万6千人的5年调查也发现,受试者的平均通勤时间五年来已从48分钟增为60分钟,且有1/7的受试者要通勤2小时以上。

研究表明,长时间通勤者睡眠时间较少,情绪比通勤时间短的人更焦虑,对人生更不满意,对工作满意度也较低。

解决方案:适度开放在家工作

随着通讯软体的发达,许多办公室的工作都可远端进行,因此员工就算不在办公室,只要网路顺畅就可工作。公司不妨适度开放在家工作,如此一来不仅可减少办公室的水电费开支,一些研究也指出,在家工作的员工为了保住自己特殊待遇,会更努力呈现自己工作的成果,并更积极地与主管、同事沟通。

2.不必要的会议

开会尽量不超过30分钟,控制会议人数也是提升会议效率的一个方式。

现代企业经营重视创意思考、脑力激荡,也让管理阶层的会议时间,攀上了新的高峰。刊登在《麻省理工史隆管理学院评论》(MIT’s Sloan Management Review)上的调查指出,公司的管理阶层一周花在会议上的时间高达23小时,比起1950年代整整多了10小时,约占去每周工时的一半。

一人若是拥有45年的职涯来说,开会大约用去22年的时间。据估计,其中大约有1/3的会议时间是没有效益的,也就是在无用的会议上花费至少7年时间,占一生中工作时间约16%。

解决方案:提高开会效率

开会是经营管理、解决问题不可避免的部分,然而可利用下列技巧提高会议效率,塑造高效率的会议文化。

  • 确定会议目的:发展良好的公司常有许多例会,这些例会因为固定召开,可能会流于形式,所以要确保每次会议都有明确目的。
  • 尽量不超过30分钟:确保会议流畅,会议时间尽量不超过30分钟,如果暂时没有结论,倒不如先将讨论内容总结,安排人员进一步搜集资料后,再另行安排下一次会议来决议。
  • 两个披萨原则:两个披萨原则最早是由亚马逊公司CEO贝佐斯提出的,他认为如果两个披萨不足以喂饱一个团队,这个团队可能就太大了。同样的原则也适用于会议上,与会者不能超过两个披萨能喂饱的人数才能发挥灵活思考的效能。
  • 将投影片替换为简报文档:投影片是很好的工具,但很多时候,报告者光是将投影片一一解释完,就花了许多时间。可以将投影片整理成简报文档,让与会者分组阅读,直接就内容作讨论、决议即可。

3.不必要的电子邮件

过于频繁的检查、收发电子邮件,也是造成员工效率低下的主因。

一项麦肯锡公司的分析显示,普通职员每天平均会收到120条消息,约花费28%的上班时间来阅读和回复电子邮件。对美国的一般全职员工​​而言,这相当于花费了惊人的2.6个小时。另一项调查也指出,处理完邮件后员工们大约要花64秒钟才会恢复原本的工作效率,因此实际上对于生产力的影响可能更高。

解决方案:限制电子邮件与信息

  • 使用蕃茄钟工作法:‘蕃茄钟工作法’是一种时间管理方法。做法是设定一段专注时间,心无旁骛完成工作后,短暂休息后再次专注,以保持精神高度专注的方法。比如,设定25分钟的专注时间,结束后花5分钟休息,再设定25分钟工作;规定自己完成2个专注循环后,再检查讯息,如此一来可大幅降低检查的时间与次数。
  • 禁止任意转寄邮件:任意转寄、寄送副本、密件副本的电子邮件功能虽然方便,但也让我们阅读大量跟自己无关的邮件,因此禁止任意转寄邮件,同时省下许多员工的宝贵时间。
  • 阅读后马上处理:有些人习惯看完信件后,先去做的工作晚点再回。其实最好的做法是,减少阅读频率,阅读后马上回复、列入待办事项或删除。

报导/综合报导  ◆ 照片/截自网络