【职场】分心的事太多 6个方法找回专注力

当你进入实践目标的轨道,想要如期如质完成每一阶段的进度,此时‘专注力’扮演很重要的角色。但现实环境中,令人分心的事情太多,如何克服‘注意力分散症’,收摄意志,开启专注力,在时间内扎扎实实完成?想提升工作效率,6招带你练习。
评测工具>你有这些‘症头’吗?—注意力分散症自我检测表
请回想过去6个月中,你发生以下情境的频率有多少,并填入对应级别。
A.总是如此
B.经常
C.有时
D.很少
E.从未
- 进行一项工作时,若最有挑战性的部分已经克服,你对完成最后细节感到困难的频率是?
- 当执行一项需要组织与条理的任务时,你对把事情处理得井然有序感到困难的频率是?
- 对于把会议时间、自己的责任义务记在脑中,感到困难的频率是?
- 面对一件需要大量思考的任务,你选择逃避或拖很久才着手进行的频率是?
- 当你必须长时间定点坐着,因此感到烦躁、局促不安的频率是?
- 你觉得自己过动或被迫去做一件事情,就像有台马达不断驱动着你,这种感觉的频率有多高?
结果说明:
若你有4题以上的回答是A或B,建议可向健康照护专业人员谘询,以确定是否患有‘注意力分散症’。
Tips 1:别为小事伤脑筋,避免决策疲劳
指标性的灰色T-shirt、简单的深色牛仔裤,脸书创办人Mark Zuckerberg几乎每天都穿一模一样,并非因为他热爱这种风格,“我只是要好好的整理生活,并尽可能的减少任何与工作无关的决策。”
简单穿衣哲学其实是避免‘决策疲劳’的方法。‘决策疲劳’是,随着决策的数量增加,品质会越低落,导致最后难以做出最佳判断。人的意志力是有限的,必须把专注力放在‘最重要的事’上。
每个决策都在损耗你的意志力,这也间接解释:为何有些成功人士总在週一早上处理最艰钜的任务。优先处理难事,能够避免决策疲劳导致的失误,也降低花时间做选择而造成拖延的可能。
Tips 2:讨厌的工作,催眠自己先做5分钟
“如果你不想做某事,请与自己达成协议,至少做5分钟。你最终会完成所有事情。”社群软体Instagram创办人Kevin Systrom说。
先做再说,背后是利用心理学理论的蔡格尼效应(The Zeigarnik Effect),让自己达标。
蔡格尼效应指,人天生就有办事须有始有终的天性,相较于已经完成的工作,反而倾向记得未完成、被打断的任务,换言之,如果工作只做一半,人会更感到不舒服。活用上述效应,能帮助我们更有动力达成目标,例如刻意留下一点工作不完成,明天会更容易进入状况。
Tips 3:讯息噹不停超干扰,设固定时段回信
别小看手机通知的干扰力,根据加州大学尔湾分校的研究指出,在注意力移转之后,人须花约莫23分钟,才能专注回到原本的任务上。我们可以在工作时,开启飞航模式、将手机转成黑屏,以降低手机对我们的吸引力,或是腾出固定时间‘批量处理电子邮件’。
生产力专家Julie Morgenstern曾利用各种方法,帮助亚马逊员工优化他们的工作日。其中之一就是:‘腾出固定时间用于回复电子邮件’她认为,如此能减少人在工作与讯息之间,来回转换造成的注意力分散,对于提升专注力有显著效果。
Tips 4:办公室有够吵,听‘白噪音’静心
英国经济研究机构牛津经济公司(Oxford Economics)研究显示,办公室噪音对员工造成负面影响,尤其在开放式办公空间,对专注力更是巨大挑战。
《金融时报》副总编Andrew Hill提出,‘白噪音’就是他每次截稿前不可或缺的功臣。白噪音(White Noise),是一种从高频到低频都均匀分配的声音,能盖过环境中的其他干扰,形成声音‘屏蔽效应’,让聆听者提升专注力。哗啦雨声、沙沙海浪声、潺潺流水等自然界环境音就是白噪音的一种。
Tips 5:提升记忆效果,做笔记仍然管用
从知名管理大师Peter Drucker,到台积电创办人张忠谋,他们都有一个公开的秘密:勤于做笔记。后者随身携带记事簿,每当听到有用的观念就会立刻记下、反复温习。
无论用手写或打字,做记录都要运用归纳的方式,让自己对事情印象深刻,更有动力达成目标。
知识累积成记忆能分成三阶段:‘编码、储存、再撷取,做笔记’正是呼应此流程,‘记下、工具(笔记本、软体)、温习’,这个老方法,仍是颇多名人增加生产力的妙方。
Tips 6:工作永远做不完?建立‘关机仪式’
企业沟通软体Slack的英国区负责人Stuart Templeton在接受访问时说:自己‘9点后就不会检查手机’,这是‘Slack认真工作,然后回家’的企业文化,“我仍要加强改善的事就是,尝试忽略更多事。”
在《深度工作力》(Deep Work)一书中,作者Cal Newport发现,‘当你尝试做越多,你能完成的就越少’。这意味着在开始任何工作前,我们必须先确立少数要追求的远大成果,并拒绝无关的任务。每天尾声都可以尝试设立「关机仪式」,适当懒惰,为工作画下句点,才能降低大脑负荷。记住,别总待在电脑前无意义的熬夜,这只会让你第二天也难以好好‘开机’。
时间到就强迫自己关机,也能迫使你更专注于工作。
资料摘自Dreamstime
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