[职场贴士] :《时短术》教会我们的20个实用技巧:提升工作效率及时间管理

身在职场,我们常常与时间赛跑,成绩也直接体现出来。而一本名为《时短术》的书确实值得一读,从众技巧中,整理了20个提升工作效率和时间管理的技巧跟大家分享!

1.尽量把不擅长的事交给专业人士

在工作中,把专业性不强的工作和不擅长领域的业务,交给专业人士效果会更好。比如销售、打扫卫生、内勤的工作,由相关的同事来处理,会来得更好。

2.外出时要记下出发时间’、‘所需时间

在笔记本上记下约会预定时,不要只写约会时间,而要把“出发时间”和“路程所要花费的时间”等,也都事前安非好,并写上比较好。这样一来,“×点之前出发的话,还是能完成工作的”、“到那里需要×小时,在这期间读下一个项目的资料吧”,就能最大限度地利用空闲时间做有效的事情了。

3写下实际花费的时间,宏观观察自己的工作

偶尔在一天结束时,打开笔记本,在当天日程表的空白处写下实际花费的时间来比较,观察一下有哪些时间被浪费了或者有哪些时间远远超出预期。

4在工作的间隙设置一定时间的预备时间

不要把自己的日程安排得分秒不差,一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。记得在在任务与任务的间隙设置一小段‘预备时间’,即使工作延迟了,也可以利用预备时间解决,避免影响下一项任务。

5在间隙时间内插入5分钟能完成的任务

不妨会议或商谈的前后,在路程中产生的短暂时间,若是累积起来,就会成为很长的时间。为了不浪费这些时间并有效地利用起来,可以事先准备好以利用这个间隙时间为目标的‘5分钟就能完成的任务’,会收到很好的效果。

比如:查阅新闻、整理笔记、确认资料等,如果是重要度和紧急度低的5分钟内就能完成的任务,就不太需要思考。因此,即便在会议或商谈这种要求思考的工作间隙去做,负担也很小,可以不必担心。

6利用计时器熟悉工作的标准时间

为了使工作效率化,首先要掌握自己的现状。在制作企划书、总结报告等时候,如果知道自己日常的工作标准时间,就可以预防拖延工作了。在反覆测量的过程中,自然就可以看到自己的标准时间。同时如果能了解现状,将打破纪录当作目标的话,也能提高处理速度。

715分钟为单位设置任务

在工作的过程中,有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。把眼前的工作以15分钟为单位进行划分,一个一个地处理,就能让注意力得以持续。

81分钟以内决定,1分钟以内行动

适当的紧张感,有提高判断力和行动力的效果,建议设定为‘1分钟以内’。首先是身体,要渗透进‘1分钟以内决定,1分钟以内行动’的感觉。其结果是,不会浪费时间思考,能直觉性地展开正确的行动。

9让行为可视化,客观分析每一天

你是怎样度过一天的呢?回忆自己的行动,也只剩下粗略的印象。把自己一天的行动好好地做一次‘可视化’整理,就能进行客观的分析了。

如果是平日的话,24小时中最多的是工作时间,但是睡眠和饮食也很重要,也有做家务的时间。碰上假日,一直没完没了地看电视或埋头于游戏中浪费时间,经过‘可视化’,成了重新审视自己的契机。

10工作进度可视化随而确认避免风险

若工作周期长或是很复杂的话,出现各种各样错误的机率也会随之提高。为了避免这样的危机,有必要采取制作进度表之类的措施,将工作的进展状况‘可视化’并多次反覆确认。特别是在团队共同进行项目的情况下,请共享日程,制作出能够一览成员现在工作进程的进度表。

115%的空余时间来做改善

记得挤出‘5%的空余时间’,如果按照工作8小时来算的话,那大概就是25分钟。因此,不妨早起来确保自己找回的5%时间,主导自己的工作,被工作塞满时没注意到的提高业务效率的方法。

12上班后不要立刻打开电脑

很多人一启动电脑,首先要做的就是检查邮件和阅览网页。于是,或是写着邮件回复,或是一个接一个地浏览相关信息,时间一眨眼就过去了。

一回到办公桌前,最应该做的是制作‘To Do’列表,决定好回家的时间,决定好当天该做的工作的截止时间,这样就不难实现作业的效率化了。

13不要把时间花费在谁做结果都一样的工作上

简单的工作短时间就能做完,重要的工作则必须多花费时间。根据工作的难易度,重新制订工作计划和分配时间,这将使工作成果最大化。

14.‘拒绝时不要犹豫

在不了解的情况下,被卷入紧急工作的话,要毫不犹豫地拒绝。要把拒绝的理由简洁、认真地表达出来。要拒绝的话,尽早地表明是很重要的,如果采取‘我知道了’的态度,之后再拒绝是最糟糕的。

15如果想不明白的话,与其烦恼不如直接问别人

如果工作中有不明白的地方,首先要自己思考。如果还是不明白的话,最好早点询问别人。如果向前辈或有相似工作经验的人请教的话,很多时候也能不浪费时间地做好;还有就是你向对方求教的姿态很重要,是对方决定是否向你伸出援手的关键点。

 

16把谁都能做的工作交给别人

要一个一个地重新审视,如果是‘即使不是自己也能做的工作’,就有必要交给别人。工作刚开始的时候,自己全权处理,之后就成了例行工作,毫无波澜地顺利进行着——这样的工作可以分配给任何人。

17商务服装的搭配要模式化

聚餐日或接待日的服装、办公室业务集中的日子的服装、发表演讲的日子的‘决胜服装’等。事前考虑好各种商务场合最适合的搭配,然后重复这种穿法是最有效率的办法。

18.‘站着工作处理能力会上升

实际上,坐在椅子上工作很容易让人陷入沉思,也经常导致会谈延长。‘站着工作’的话,因为这个姿势很难受,为了早点儿结束工作,处理能力就会自然地提高。会谈之类的事,站着的话,应该也会进展得更迅速。

19把步幅增加10厘米来走路

要试着问一下亲近的人,自己走路是不是没干劲地趿拉着步子。如果走路无精打采的话,就把步幅增加10厘米,这样看起来的形态和感觉都会不同。自然地采取正确的姿势走路,对健康也有好处,能给周围的人带来明朗积极的印象。走路的方式是所有行为方式的基础。扩大步幅的话,速度和干劲都会提高。

20日常工作中使用检查列表来防止犯错

明明是自己做的工作,却总是意想不到地犯错误。对于做过很多次的业务,要做好检查列表,不要放过习惯性的错误。

报导/提升效率报导

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