意见反馈5步骤 不损职场人际关系

团队中的冲突,大都来自同事指出彼此的问题开始。因为当有人给我们回馈,我们就会下意识的解读成:这是在针对我。我们会把负面回馈与我们此时的身分联想在一起,于是急着捍卫自己的身分或解释。

接下来传授你的5个步骤,将帮助你与队友改善传达与接收回馈的方式,留意5个眉角,才不会毁了职场人际关系。

第1步 “告知”你的队友,你想要提供回馈
用简单的问题,告知对方你想提供回馈:“嗨,Chris!可以耽误你几分钟吗?我想跟你讨论一下。”此时不必谈到细节,因为这会令对方担心。至于谈话的时间与地点,就让对方决定。

第2步 对话之前先说清楚“用意”
解释你为什么要提供回馈,以及这样对工作有什么贡献。在深入细节之前,务必让他们知道你要讨论什么。例如:“我想了一下你分享给团队的网页表单设计,我有些想法想和你讨论。”

第3步 回馈时讲“事实”,别用形容词
现在分享你的回馈。谈到工作成果的时候,请讲清楚你是在强化、调整,还是拒绝它的方向。千万不要说:“我觉得这个网页表单令人头痛。”而是具体的表达问题:“我觉得这个网页表单有两个地方很难用手机填,现在多数人应该都是透过手机填写表单。我们来检查一下吧,我再跟你说什么地方需要调整。”

关于队友行为的回馈,也可套用同样的逻辑。从你的观点,跟对方描述你观察到什么行为、这个行为的起因,以及继续这么做会产生什么后果。讲清楚你想看到什么行为,避免笼统或模糊的字眼,因为它们会掩盖问题的细节。此外,除非你是经理,否则对于他人之间行为的回馈,还是别充当和事佬比较好。

第4步 “倾听”对方的答覆并厘清
倾听对方对于你回馈的答覆。为了厘清你的回馈,他可能会提出问题,而你要回答他、试着用他的观点理解事情。他可能透过答覆提供回馈给你,因此若有必要,双方必须轮流倾听与厘清对方的说法。

第5步 “总结”接下来该怎么做
根据你提供给对方的回馈,与他总结接下来该怎么做比较好。双方应该都要有后续行动。在某些回馈的讨论过程中,可能只是总结接下来的步骤,这样也行。有些在回馈时间会利用速写,来共同拟定解决方案,也有些只是把邮件总结起来作为产出。

回馈应该产生摩擦,而不是紧张

适量的冲突对大家来说都是好事,但冲突多就不好了。假如分享回馈令大家不安,而且他们无法或不愿提出方法来减少不安,这场冲突就会变成紧张。

那你该怎么克服这种局面?答案是从一开始就设定好谈话的准则。你可以举出符合准则与不符合准则的例子(例子必须包含书写与口语沟通)。如果你觉得对方不符合共同的沟通准则,请立刻给他回馈。假如团队无法按照你想要的方式沟通,那么再怎么努力都于事无补。

文字/综合报道 ◎ 图片/摘自网络