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【职场】多任务工作容易减低效率?

【职场】多任务工作容易减低效率?

朋友小念前段时间终于接到通知,可以结束在家办公,返回公司复工了,但是复工的第一周工作简直苦不堪言。由于在家办公期间只能解决一些线上的工作,导致了很多线下完成的工作全都积攒在一起,复工的第一周,领导与小念的对话场景最多的就是:

小念,你的项目计划书写好了吗?

小念,客户的报价单你打印出来放我办公室了吗?

小念,会议室布置了吗?

小念,邮寄给客户的礼品准备得怎么样了?

小念打电话跟我抱怨说:“要是我有孙悟空的72变就好了,一个分身完成领导布置的一件任务。现在面对领导布置的多个任务,满脑子就是逃避。”

现在是要求快速高效率完成工作的时代,在职场上,一个人如果能够“多任务工作”,那么他就会被老板或者领导标榜为高效员工。然而实际上,并不是所有人都能够适应所谓的“多任务工作”,甚至这种方式还导致低效率,为什么这么说呢?我们来一起看看。

1.多任务同时进行的场景,在日常工作中很常见

艾利·高德拉特在书本《关键链》中,提到过的一个观点:在传统的生产企业里面,造成工人工作效率低下的原因,是“不良多工”。

“不良多工”用现在的话来说就是“多任务工作”,简单来说,就是多个工作或者任务交叉进行,导致了原先完成任务的时长被延长,降低了工作效率。

小念和领导之间的状态就是多任务工作,作为公司里面的职能人员,小念其实完成每次领导布置的任务都需要时间,但是领导管会时不时地来催促有没有完成工作。那么为了告知多个项目的进度,她就会在领导来问的时候,适当地放下正在做的工作转而完成一下领导询问的工作。

多任务工作场景的具体表现

比如领导问小念项目计划书写好了吗?她其实当时在准备会议室的资料,领导问起的时候,放下了会议室的资料,转而打开项目计划书补充了一小部分内容;一会问客户的报价单,小念又放下了项目计划书,转而打印报价单,几个工作交叉循环往复完成下来,比预计的完成的时间多了近一倍,效率降低为原来的一半。

我自己也常常陷入这种状态之中。回复邮件的时候,领导一个电话打过来,问我要客户A的资料,他要谈合作;发完资料发现报告还没写完,又去写报告;写了没多久,前台送来了快件需要签收;签收了之后要给同事和领导送过去,送完资料领导又布置个新的任务需要做……一天忙下来,领导却说自己的工作没有安排好,拉低了工作效率。

那么,知道了不良多工的日常表现和具体内涵是什么,其背后影响我们工作效率的逻辑又是怎样的呢?

2.为什么多任务同时工作,会大大降低工作效率?

第一,多任务处理,会影响大脑的神经组织,从而造成焦虑的恶性循环

2005年,伦敦大学精神病学研究所公布的一项研究报告中说到,“职员们被邮件和电话分散注意力导致智商下降的幅度是吸食大麻者的两倍”。

2011年加利福尼亚大学发表的一篇研究报告展示了“快速地从一项任务切换到另一项任务”是怎样影响我们短期记忆的。这种消极的影响会随着你年纪的增长逐渐变得明显。

研究者表示,当我们不分心地完成工作任务或者是阅读学习时,产生的新想法会进入海马体中,海马体对储存、处理和回忆信息能够起到关键的作用。

但是,如果我们在进行多任务工作时,本身所应该具备的注意力被分散,在处理多个任务时,大脑会增加皮质醇的分泌,皮质醇即我们说的压力激素。一旦有压力,就容易对琐碎的事感到焦虑,这又导致更多的皮质醇释放,最后你会处在不间断的压力和焦虑的恶性循环中。

第二,大脑的工作记忆储存有限,最多可同时容纳4个单位

1960 年, Miller 等人在他们研究的著作《行为的计划与结构》一书中,首次提出工作记忆的概念( working memory) ,它指的是个体在执行认知任务中, 对信息暂时储存与处理的能力,是我们思维活动的基础,同时也是我们进行学习的第一步。书中研究者们提出,其中我们的工作记忆最多可同时容纳4个单位,如果进行多任务切换的过程中,新任务会冲散原来大脑中存储的旧任务,等再去进入原先的任务,需要再重新找到状态。

本质上,人对于未完成的事物,会有一种强烈的冲动,想去把它完成,否则就会一直想到它。——契可尼效应

所以在多个任务往复切换的情况下,不但不会提高效率,反而会造成内心的焦虑和负担,最终影响整体的工作效率。

第三,注意力残留效应,导致注意力资源分散,造成认知负担

明尼苏达大学商学院的教授Sophie Leroy,曾经在他09年发表的一篇论文中,提出了‘注意力残留’(Attention residue)这个概念。

当一个人从一项未完成的任务1,切换到任务2时,由于任务1还没有做完,于是大脑会残留一部分资源,仍然在处理和运算任务1。此时,这部分依然在处理任务1的资源,就叫做‘注意力残留’。

按照Sophie Leroy教授说的这个概念,可想而知,如果是多任务一起进行的话,我们的有限的注意力认知资源就会被分散在各个任务上。那么内心就会感觉到有各种任务没有完成,导致多目标焦虑感,进而带来的是认知负担。

举个简单的例子,如果早晨你刚到办公室,领导跟你说今天要完成3个任务,你正在有条不紊的进行着,结果他时不时过来问问你,任务1做好了吗?任务2完成了怎么样?任务3开始了吗?此时你就会心不在焉地总是在想着这几个任务怎么还没完成。

第四,高质量的工作产出需要同时依靠时间和专注度

在《深度工作》这本书中提到了一个公式:高质量工作产出=(所花的时间)x(专注度),通过这个公式我们可以看到,如果想要有高质量的工作产出,那么不仅仅需要时间,同时也需要专注度。

一般我们讲高效,如果在任务完成标准一致的情况下,谁用的时间最少,谁就是那个效率最高的。那么代入上述公式,我们可以得出来,时间少,要想高质量工作产出大,就需要专注度也大(同义替换为深)。

综上所述,在进行多任务工作的情况下,其影响我们完成效率的逻辑是注意力是大脑的工作记忆有限,由于注意力残留效应,导致我们注意力被分散,造成内心的多目标焦虑感,而高质量的工作产出又同时需要时间和专注度。那么既然这样,有什么办法可以提高我们的工作效率呢?

3、4个方法避免多任务同时进行,提高工作效率

化被动为主动,为自己争取到保持专注的条件

不知道有多少人,在接收到领导布置的任务时,回复的是以下这几种话术:

好的,领导。

我明白了,领导。

领导,我尽快完成给您回复。

职场上,有时候自己的忙碌状态不是自己给自己找事情,而是领导总是时时刻刻盯着自己有没有完成任务,而员工倾向于用忙碌的状态来告诉领导:看,我真的在认真工作。

可是,我们知道,那些不慌不忙的员工,照样也在完成任务,关键是他们会向上管理自己的领导,化被动为主动,为自己专注完成任务争取到条件。

比如,我在接收到领导任务的时候,会认真理解领导说的话,然后思考1-2分钟,给到领导回复说:好的,领导,您布置的任务我理解了(复述一下具体是做什么),我会在下午4点前做完给您汇报,希望您给我预留时间。

这样回复,一方面让领导放心自己一定会完成他布置的任务,另一方面也为自己争取到了专注度的机会,阻止了他会时不时来“监管”你的工作。

不断练习保持正念,专注工作

前面我们说到为自己争取到了专注的条件,那么接下来要做的就是,保持正念,专注于工作,当我们专注于工作的时候,想要完成高质量的工作,那么利用的时间就会短。

保持正念的方法,越南的得道禅师,一行禅师给出的答案是:专注工作,保持警觉和清醒,准备好应对任何可能发生的状况,随机应变,这就是正念。

简单来说,就是关注自己当下正在做的事情,一件一件进行。方法看似很简单,但却需要我们足够专注的去做。

使用工作清单法,帮助扩充外部工作记忆存储

现在我们接触到的信息资讯越来越多,外部的各种储存工具的衍生也应征了我们需要存储大量信息的需求,在面对多任务处理时,用工作清单法记录下需要完成的任务,然后分别去完成。

达蒙·扎哈里亚德,是一位时间和效率管理专家,其在著作《高效清单法》列出了10种常用的待办事项清单法

1. “事无巨细”清单

2. “任务+开始日期+截止日期”清单

3. 待办事项清单”两人组”:主任务清单+每日任务清单

4. “3 + 2″法

5. “1-3-5″法

推荐

6. 基于项目的清单法

7. 3-MIT法

8. “便利贴”法

9. “四象限”法

10. GTD法

其中我惯常使用的是,将几个清单的用法结合在一起,下面来说下我是如何使用的:

设置一个主任务清单:是所有任务的滚动储存库,类似于每个任务的“仓库”,只要有个想法都可以丢进去。

每日清单:早晨用半小时写一下当天已知要做的任务,用优先级排序的方法写最终清单,在结束工作前半小时核查清单完成情况。

罗列一个微任务清单:15min内我就可以做完的任务,集中在一起之后,中午用一整块的时间批量完成。

记录时间节点:包括领导要什么时候汇报、自己预估完成时间等。

定期检查:

检查清单内容完成情况,已完成的做标记,未完成的进行复盘下一步计划。定期核查的作用是防止清单仅仅只是被罗列的现象发生。

工作之外注重睡眠和运动锻炼,保持良好的身体状态

这一点看似与提高工作效率没有关系,但是曾有研究表明,睡眠不同的两个人在完成同一件事情的时候,两个人呈现出来的专注状态是不一样的,在完成工作效率的层面上,睡眠不足的人明显会低于睡眠充足的那个人。

除此之外,作为上班族,我们在办公室经常就一坐一整天,没有足够的运动时间,有的人甚至是,下班之后觉得工作太累就直接洗漱睡觉恢复状态。

实际上,通过有规律的运动再加上高质量的睡眠,可以让注意力、专注力、记忆力、学习力等众多大脑的运作更加有活力,也就是说,有规律的适当的运动可以成为“最强的大脑训练活动”。

在研究工作记忆的过程中,领域内的专家们发现,光是慢跑30分钟,之后的工作记忆就有提升,所以运动可说是非常即效性的方法。

总结:

职场上,我们的工作经常会遇到一个人负责多个任务的情况,然而多任务工作状态如果处理不好的话会降低我们的工作效率。其背后真正的逻辑主要有4点:

多任务处理,会影响大脑的神经组织,从而造成焦虑的恶性循环;

大脑的工作记忆储存有限,最多可同时容纳4个单位;

注意力残留效应,导致注意力资源分散,造成认知负担

高质量的工作产出需要同时依靠时间和专注度

了解这些之后,我们说,有相应的4个方法建议来提高我们的工作效率,分别是:化被动为主动,为自己争取到保持专注的条件;不断练习保持正念,专注工作;使用工作清单法,帮助扩充外部工作记忆存储;工作之外注重睡眠和运动锻炼,保持良好的身体状态。

知道做不到,等于不知道。职场中,最终的成果展示应该是执行力是否到位的体现。掌握了方法,最重要的是要去执行。共勉。

资料摘自:腾讯网/ 赵金金

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