Now Reading
【职场】启动2020!数位工作工具整理,跟着做让你的工作利落许多!

【职场】启动2020!数位工作工具整理,跟着做让你的工作利落许多!

大家都知道,大扫除就是重新整理,去除无用的东西,让有用的东西放在有用的位置,可大大增加使用东西的速度、准确度。

整理,不只是居家收纳的整理,我们的日常工作流程、使用的数位工具,也会产生杂乱资料,为了大大提升你的工作效率、工作流程,记得清理你的数位工作!

1.重整邮件

电子邮件的混乱,会拖慢我们处理工作的速度,更可能让我们错失一些重要的任务细节。所以为了让你的2020年,能够更有效率地执行工作,记得从改变邮件处理习惯开始。

-每天清空收件匣

-已经处理完成、不需处理的邮件封存

-让收件匣只出现今天要处理的邮件

-设定有用的邮件稍后处理流程

-适时的延后次要邮件:让某个时间点要处理的邮件,有准确的提醒。

2.通话应用软件

比较起来,邮件可以用上述方法整理,现今大家爱用的通话应用软件,如:Whatsapp、微信,虽然更即时,但是讯息更加零碎片段,恐怕真正要处理事项,才发向:忘了在哪里看见。

因此,不妨在这些应用软件上第一时间收到的资料,就整理到自己真正的专案系统、工作管理系统中,以后就不是在分散的即时通系统找资料,也不用担心即时通的资料不见,这才是一劳永逸的方法。

3.重整相簿

对于相簿整理,应该要符合自己真实的‘需求’,而非‘要求’,不需要做需求以外过多的整理。

如果我们是专业摄影师,那么照片、影片就是我们的工作,自然我们会需要花费大量时间,更多技巧的去整理这些资料。

但如果我们的相簿是生活照、旅行回忆,相对单纯的工作花絮呢?这时候或许可以采取对自己更轻松,让工具更自动化的整理方式:

自动备份:节省自己还要记得手动备份的时间。

自动分类或索引:节省自己还要分类相簿的时间。

自动辨识人事时地物:节省自己找出特定人物、旅行照片的时间。

共享相簿:节省跟家人朋友分享照片的时间。

推荐

4.整理纸张文件

整理不是收纳,而是思考未来我如何更有效率的使用东西。

即使是在现在的工作流程、生活流程中,用着电脑、手机处理工作,还是免不了会产生很多纸张文件。例如各种单据、笔记、备忘录、讲义、合约、说明书等等,我们拿到纸张,当然想要也需要收纳起来。因此,把纸张文件数位化,让它变得可以搜寻,让这些资料可以与工作任务流程结合在一起。

5.重新整理手机 App

整理不是把全部已经有的东西收好,而是让自己专注在真正需要的东西上。

就像手机上安装了很多 App ,与其思考怎么把这些 App 分类?还是尝试什么很厉害或复杂的整理技巧?

或许可以试试看,如果把大多数不是一定需要的 App 删减,大胆地让手机只剩下少数真正需要的 App 呢?这样或许根本不需要整理,手机就可以很有效率。

报导/别与数码垃圾为伍报导

照片/截自网络

What's Your Reaction?
极品
0
高兴
0
喜欢
0
一般
0
无聊
0

Copyright © 2020 LIFE MAGAZINES. All rights reserved.

Scroll To Top